Horloge zakelijk afschrijven en btw

Hoe de Belastingdienst naar een horloge kijkt

Voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting geldt: alleen kosten die zijn gemaakt met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming zijn aftrekbaar. Een horloge dient in de eerste plaats om de tijd te lezen en als persoonlijk sieraad. Dat is een prive-behoefte, ook als u het horloge tijdens uw werk draagt. De Belastingdienst beschouwt een horloge daarom in beginsel als prive-uitgave.

Dat een klant of relatie het horloge ziet en dat het uw uitstraling versterkt, is doorgaans onvoldoende. Kleding, sieraden en persoonlijke verzorging vallen onder dezelfde noemer: het zakelijke element is bijkomstig aan het persoonlijke. Voor werkkleding bestaat een uitzondering als die uitsluitend geschikt is voor het werk; voor een horloge is een vergelijkbare uitzondering in de praktijk vrijwel niet te maken.

Wie via een bv koopt en het horloge aan zichzelf als dga ter beschikking stelt, loopt bovendien het risico dat de Belastingdienst het als verkapte uitkering of loon aanmerkt. Dat heeft fiscale gevolgen die groter kunnen zijn dan het voordeel dat u zocht. Meer over de praktische kant leest u bij horloge op de zaak.

De uitzonderingen die soms wel standhouden

Er zijn situaties waarin een horloge een zakelijke functie heeft die de persoonlijke overstijgt. Een horlogehandelaar die een exemplaar als demonstratiemodel of handelsvoorraad aanhoudt. Een horlogemaker die een horloge gebruikt als referentie. Een bedrijf dat een horloge als relatiegeschenk geeft, waarbij andere regels gelden dan bij eigen gebruik. In die gevallen gaat het niet om een horloge dat de ondernemer zelf draagt, maar om een bedrijfsmiddel of een kostenpost met een eigen fiscale behandeling.

Ook bij zo'n uitzondering geldt dat u de zakelijkheid moet kunnen onderbouwen. Documentatie, een logische verklaring en consistentie met de aard van de onderneming zijn daarbij bepalend. Wie een consultancybedrijf heeft en een gouden Daytona als bedrijfsmiddel opvoert, zal die onderbouwing niet rond krijgen.

De regel is eenvoudig: hoe luxer en persoonlijker het horloge, hoe kleiner de kans dat het zakelijk standhoudt. Laat u niet leiden door wat een collega zegt dat hij doet; wat niet is gecontroleerd, is nog niet goedgekeurd.

Zo werkt een zakelijke lease via onze partners

Een zakelijke lease is bij onze partners een financial lease of koop op afbetaling op naam van uw onderneming: u wordt eigenaar van het horloge en betaalt in termijnen. Dat is een financieringsvorm, geen fiscale kwalificatie. Of de termijnen en het horloge zakelijk mogen worden geboekt, blijft een vraag die uw accountant beantwoordt.

1. U dient een aanvraag in op naam van uw bv, eenmanszaak of vof, met het gewenste horloge en de looptijd.
2. Wij leggen de aanvraag voor aan onze aangesloten partners.
3. Binnen 1 werkdag ontvangt u een vrijblijvend voorstel met het maandbedrag en de voorwaarden.
4. Na akkoord en beoordeling van de onderneming wordt het horloge verzekerd geleverd op uw kantooradres, of u haalt het op afspraak op.

Wat de partner beoordeelt bij een zakelijke aanvraag

De financieringspartner kijkt naar de onderneming: inschrijving bij de KvK, de rechtsvorm, recente jaarcijfers of een omzetoverzicht, en de bestaanstermijn van het bedrijf. Bij een jonge onderneming of een eenmanszaak kan de partner ook naar de persoon achter het bedrijf kijken en om een persoonlijke borgstelling vragen. Bij een eenmanszaak of vof bent u bovendien altijd prive aansprakelijk voor de verplichting.

U heeft een geldig legitimatiebewijs van de tekenbevoegde nodig, een recent KvK-uittreksel en de cijfers. De looptijd kiest u zelf, tussen 12 en 120 maanden. Er worden geen toezeggingen vooraf gedaan.

Zakelijk of toch particulier: de eerlijke afweging

Als de fiscale aftrek de enige reden is om zakelijk te leasen, is die reden in de meeste gevallen niet houdbaar. Dan blijft de vraag: wilt u de verplichting op naam van de onderneming of op uw eigen naam? Zakelijk betekent geen consumentenbescherming en geen wettelijk rentemaximum, maar soms meer flexibiliteit. Particulier betekent bescherming en een BKR-registratie van de financiering.

Een dga die het horloge prive wil dragen, doet er meestal goed aan het als particulier te leasen of het via een dividenduitkering of salaris prive te bekostigen. Een lease via de bv is mogelijk, maar bespreek de fiscale gevolgen eerst.

De btw: terugvragen of niet

Btw op een aankoop is aftrekbaar als de aankoop wordt gebruikt voor btw-belaste prestaties van de onderneming. Voor een horloge dat de ondernemer zelf draagt, geldt de aankoop als prive-gebruik en is de btw niet aftrekbaar. Vraagt u de btw wel terug, dan moet u bij prive-gebruik een correctie toepassen, en bij een volledig persoonlijk gebruik komt dat neer op het volledige bedrag.

Bij pre-owned horloges komt daar iets bij: veel handelaren verkopen onder de margeregeling, waarbij er geen btw op de factuur staat die u zou kunnen terugvragen. Bij een nieuw horloge van een dealer staat wel btw op de factuur. Voor de meeste ondernemers is dit onderscheid academisch, omdat de btw hoe dan ook niet aftrekbaar is bij persoonlijk gebruik.

Wat dit betekent voor uw maandbedrag

Reken niet met een bruto maandbedrag alsof de fiscus meebetaalt. Ga uit van het volledige maandbedrag als een prive-last, ook als de lease op naam van de onderneming staat. Pas als uw accountant bevestigt dat een deel zakelijk is, kunt u met een netto-effect rekenen. Het rekenvoorbeeld op deze pagina gaat uit van het volledige bedrag zonder fiscale correctie; dat is de eerlijke basis.

Wat het maandbedrag wel beinvloedt, zijn de looptijd, een aanbetaling, een inruilhorloge en tussentijds aflossen. Die knoppen werken bij een zakelijke lease hetzelfde als bij een particuliere.

Fouten die ondernemers maken

• Aannemen dat een factuur op naam van de bv voldoende is om het horloge zakelijk te boeken.
• De btw terugvragen zonder correctie voor prive-gebruik.
• Een horloge als representatiekosten opvoeren; representatie gaat over relaties, niet over uw eigen pols.
• Een dga-horloge via de bv laten lopen zonder rekening te houden met loon of verkapt dividend.
• Pas achteraf de accountant informeren, als de aankoop al is geboekt.

De veilige route is eenvoudig: bespreek het vooraf met uw accountant, leg de afspraak vast en houd u eraan. Dan is een zakelijke lease een prima financieringsvorm, zonder fiscale verrassingen.