Horloge op de zaak

Wat de Belastingdienst van een horloge op de zaak vindt

De vraag of een uitgave zakelijk is, beantwoordt de Belastingdienst niet op basis van wie betaalt maar op basis van het karakter van de uitgave. Kosten met een overheersend privékarakter zijn niet aftrekbaar, ook niet als de onderneming ze betaalt en ook niet als u ze gedeeltelijk voor het werk gebruikt. Een horloge valt daar vrijwel altijd onder.

De vergelijking met kleding is verhelderend. Gewone kleding die u ook op het werk draagt, is privé. Alleen werkkleding die uitsluitend geschikt is voor het werk, bijvoorbeeld met een bedrijfslogo of een beschermende functie, is zakelijk. Een horloge heeft geen equivalent van dat logo. Dat u er bij klanten representatief mee oogt, verandert het karakter niet; representatie via persoonlijke voorwerpen wordt streng beoordeeld.

Het gevolg is tweeledig. De aanschaf, de afschrijving en de rente op een financiering zijn niet aftrekbaar van de winst, en de btw op de aankoop is niet als voorbelasting terug te vragen. Wie het horloge toch als bedrijfsmiddel opvoert, loopt bij een controle het risico op een correctie met belastingrente en mogelijk een boete.

Waarom de vraag toch logisch is

Dat ondernemers de vraag stellen, is begrijpelijk. Een bedrijfsauto, een laptop en een telefoon zijn zakelijk ondanks privégebruik, dus waarom een horloge niet. Het antwoord zit in de functie: die middelen zijn nodig om het werk te doen. Zonder auto geen klantbezoek, zonder laptop geen offerte. Een horloge is voor vrijwel geen enkel beroep nodig om het werk uit te voeren.

De uitzonderingen zijn er, maar ze zijn smal. Een horlogehandelaar die een horloge inkoopt als voorraad of als demonstratiemodel. Een onderneming die een horloge inkoopt als relatiegeschenk of prijs, waarbij dan de regels voor geschenken gelden en niet die voor bedrijfsmiddelen. Een horloge dat een werkgever aan een werknemer geeft, wat voor de werknemer belast loon is. Geen van deze situaties maakt het horloge dat u zelf draagt zakelijk.

Zo werkt zakelijk leasen bij ons, zonder fiscale beloftes

Wij bemiddelen in financial lease, ook op naam van een onderneming. Dat betekent dat uw bv, eenmanszaak of zzp-praktijk de overeenkomst aangaat, de termijnen betaalt en eigenaar wordt. Het traject: u doet een aanvraag met de gegevens van de onderneming, ontvangt binnen 1 werkdag een voorstel, levert het KvK-uittreksel, de jaarcijfers en bankafschriften aan, tekent als bevoegd bestuurder en het horloge wordt verzekerd geleverd.

Wat wij niet doen, is zeggen dat het horloge daarmee aftrekbaar wordt. De lease regelt de betaling, niet de fiscale kwalificatie. Hoe de accountant het horloge vervolgens verwerkt, is een aparte stap die u vooraf regelt. Wat zakelijke lease in de praktijk inhoudt en wat de partner beoordeelt, staat uitgebreid op zakelijk horloge leasen.

Twee verschillende toetsen: de partner en de fiscus

Het helpt om te zien dat er twee losse beoordelingen zijn die elkaar niet raken.

De financieringspartner beoordeelt of de onderneming de termijnen kan dragen. Daarvoor vraagt hij het uittreksel van de Kamer van Koophandel, de jaarcijfers, bankafschriften en de legitimatie van de bestuurder. Bij een jonge onderneming kan hij een borgstelling of aanbetaling vragen. De partner heeft geen oordeel over de fiscale verwerking en hoeft dat ook niet te hebben; hij financiert een object aan een onderneming.

De Belastingdienst beoordeelt achteraf, bij de aangifte of bij een controle, of de kosten terecht als zakelijk zijn opgevoerd. Dat oordeel hangt af van het karakter van de uitgave, niet van de vorm van de financiering. Een lease maakt een privé-uitgave niet zakelijk, en een privé-betaling maakt een zakelijke uitgave niet privé.

Bv, eenmanszaak of zzp: hoe het horloge in de boeken komt

Bv. Betaalt de bv het horloge dat de dga draagt, dan is dat fiscaal in de regel geen bedrijfskostenpost maar een bevoordeling van de dga. De accountant verwerkt het dan als loon in natura, als uitkering of via de rekening-courant, elk met eigen gevolgen voor loonheffing of dividendbelasting. De lease kan op naam van de bv lopen; de verwerking bepaalt wie uiteindelijk de last draagt. De details staan op horloge leasen met een bv.

Eenmanszaak en zzp. U en de onderneming zijn dezelfde persoon. Een horloge dat vanaf de zakelijke rekening wordt betaald, boekt de accountant als privé-onttrekking. De lease kan op naam van de onderneming staan en de termijnen kunnen zakelijk worden geïncasseerd, maar ze verlagen de winst niet. Voor zzp'ers staat de praktische kant op horloge leasen als zzp'er.

Nieuw of pre-owned op de zaak: factuur en btw

Bij een nieuw horloge staat er btw op de factuur. Die btw is alleen aftrekbaar als het horloge voor belaste bedrijfsactiviteiten wordt gebruikt, wat bij een horloge dat u zelf draagt niet het geval is. Ook het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting sluit aftrek uit voor voorzieningen en geschenken aan personeel en relaties boven een wettelijke drempel per persoon per jaar, die een luxe horloge altijd overschrijdt.

Bij een pre-owned horloge dat een handelaar onder de margeregeling verkoopt, staat er geen btw apart op de factuur en valt er dus ook niets terug te vragen. Dat maakt de fiscale positie in dat geval eenvoudiger: er is geen btw-vraag, alleen de vraag of de aankoop zakelijk is. Wat verder telt bij een pre-owned exemplaar, zoals de taxatie, het leveringsrapport en de garantie van de handelaar, staat los van de fiscaliteit en geldt voor particulieren en ondernemers gelijk.

Wat zakelijk leasen dan wel oplevert

Als aftrek geen argument is, wat blijft er dan over. Twee dingen.

Cashflow. De onderneming betaalt een vaste termijn in plaats van een bedrag ineens. Het werkkapitaal blijft beschikbaar. Dit is de reden waarom financial lease bestaat en die reden geldt ook zonder aftrek.

Beoordeling op de onderneming. Een partner beoordeelt de cijfers van de onderneming in plaats van uw privésituatie.

Wat de termijn bepaalt, is hetzelfde als bij elke lease: de aankoopprijs, de looptijd tussen 12 en 120 maanden, een aanbetaling of inruil en de rente van de partner. Bij zakelijke lease komt de btw bij aanvang apart. Bedragen noemen wij niet in de tekst; het rekenvoorbeeld op deze pagina geeft een indicatie, en de kostenopbouw staat op horloge leasen kosten.

Veelgemaakte fouten bij een horloge op de zaak

• Het horloge als bedrijfsmiddel activeren en afschrijven zonder dat er een zakelijke functie is. De meest voorkomende correctie bij controles.
• De btw terugvragen op een horloge voor eigen gebruik.
• Het horloge als werkkleding of representatiekosten opvoeren. Een horloge is geen werkkleding en representatie via persoonlijke voorwerpen wordt niet geaccepteerd.
• De accountant pas bij de aangifte informeren, als de verwerking al vastligt.
• Aannemen dat een zakelijke lease de fiscale vraag beantwoordt. De lease regelt de betaling, niet de kwalificatie.